1. Contexte & Présentation du Client
Entreprise : Agence Intérim
Secteur d’activité : Recrutement & travail temporaire
Taille : Réseau régional d’agences
Type d’événement : Inauguration d’agence
Participants : 150 invités (partenaires, clients, institutionnels)
Un acteur reconnu du recrutement en Auvergne-Rhône-Alpes, a célébré l’ouverture de sa nouvelle agence en organisant une soirée d’inauguration conviviale et professionnelle.
L’objectif : réunir ses clients, partenaires et collaborateurs dans un cadre dynamique pour marquer ce nouveau départ et renforcer les liens avec l’écosystème local.
L’événement devait refléter les valeurs de l’entreprise — proximité, professionnalisme et innovation — tout en garantissant une organisation fluide, moderne et sans stress.
2. Problématique Avant Bandyy
Avant d’adopter Bandyy, la gestion des événements se faisait manuellement :
❌ Outils utilisés : Tableurs Excel + invitations par mail + relances téléphoniques
❌ Difficultés rencontrées :
- Invitations non différenciées selon les cibles (clients, partenaires, institutionnels)
- Suivi des inscriptions manuelles et incomplet
- Contrôle d’accès à l’événement via liste papier, mobilisant jusqu’à 4 hôtesses
- Aucun reporting fiable du nombre de présents en temps réel
Résultat : une organisation chronophage, peu précise et nécessitant beaucoup de personnel sur place. L’entreprise souhaitait un outil simple à prendre en main et opérationnel immédiatement, sans formation complexe.
3. Objectif du Projet
Pour cette inauguration, Kelyp’s Intérim voulait :
- Simplifier la gestion des invitations avec plusieurs modèles selon le type d’invité
- Automatiser les relances et obtenir un suivi en temps réel des réponses
- Fluidifier l’accueil le jour J avec un contrôle d’accès digital via QR code
- Réduire les ressources humaines mobilisées à l’entrée
- Donner une image plus moderne et professionnelle de l’entreprise
4. Solution Bandyy Mise en Place
Bandyy a été choisie pour centraliser toute la gestion de l’événement — de l’invitation à l’accueil des participants — sur une seule interface intuitive et prête à l’emploi.
Fonctionnalités clés utilisées :
- Création et envoi des invitations segmentées (clients, partenaires, institutionnels)
- Relances automatiques ciblées selon le profil des invités
- Suivi en temps réel des inscriptions et des absences
- Badges et QR codes d’accès générés automatiquement pour chaque participant
- Contrôle d’accès digital permettant un comptage instantané des entrées
- Reporting de participation pour un retour précis après l’événement
💡 Particularité : Grâce à Bandyy, l’accueil a pu être assuré par 2 hôtesses au lieu de 4, tout en offrant une image plus professionnelle et moderne.
5. Résultats & Bénéfices Mesurables
| Indicateur | Avant Bandyy | Avec Bandyy |
| Temps de préparation | 5 jours | 2 jours (-60%) |
| Gestion des transports | manuels | Automatisée & fluide |
| Taux de participation | 75% | 92% |
| Satisfaction organisateurs | 7/10 | 9,5/10 |
✅ Bénéfices observés :
- Invitations différenciées et ciblées selon les profils
- Gain de temps et meilleure visibilité sur les inscrits
- Accueil fluide grâce aux badges QR code
- Moins de personnel mobilisé sur place
- Image modernisée et professionnelle auprès des invités
6. Témoignage Client
7. Conclusion
Ce projet illustre parfaitement la promesse de Bandyy : une gestion d’événements fluide, rapide et moderne, même avec des contraintes de temps et des besoins différenciés.
Grâce à la centralisation des outils, à l’automatisation des relances et au contrôle d’accès digital, l’entreprise a pu offrir à ses invités une expérience fluide et professionnelle, tout en simplifiant considérablement le travail des organisateurs.
Un bel exemple d’événement réussi, sans stress et parfaitement orchestré.
