1. Contexte & Présentation du Client
Secteur d’activité : Santé & innovation sociale
Taille : 50 collaborateurs
Type d’événement : Séminaire annuel
Période : Juillet
Une entreprise qui développe des solutions pour améliorer la qualité de vie des personnes présentant des troubles cognitifs. Son séminaire annuel réunit chaque été les collaborateurs pour un moment d’échanges, de cohésion et de détente.
L’objectif de cet événement est de renforcer la cohésion d’équipe, tout en partageant les projets et les réussites de l’année écoulée.
Pour l’édition 2025, la personne en charge de l’organisation a souhaité se simplifier la vie et gagner du temps sur la gestion administrative et logistique de l’événement, tout en conservant une communication fluide et professionnelle avec les participants.
2. Problématique Avant Bandyy
Habituellement, la préparation du séminaire reposait sur une gestion manuelle via Excel, e-mails et relances individuelles. Un processus chronophage, peu fluide et stressant pour l’organisateur, qui devait concilier cette mission avec ses responsabilités quotidiennes.
❌ Problèmes rencontrés :
– Difficulté à suivre les réponses
– Manque de vision globale sur les inscriptions
– Temps perdu sur les relances
– Stress et dispersion de l’organisateur
Résultat : une organisation chronophage et énergivore, sans outils adaptés.
3. Objectif du Projet
Pour cette nouvelle édition, l’entreprise voulait :
- Automatiser et centraliser toute la gestion des inscriptions et relances
- Réduire le temps passé sur la logistique de l’événement
- Offrir une expérience fluide et professionnelle aux collaborateurs
- Gérer les retours en temps réel pour ajuster plus facilement les besoins
- Diminuer le stress de l’organisateur tout en garantissant une organisation impeccable
4. Solution Bandyy Mise en Place
Bandyy a été choisi pour piloter son séminaire de manière efficace et apaisée.
La plateforme a permis de centraliser toutes les informations et d’automatiser les tâches les plus chronophages.
Fonctionnalités clés utilisées :
- Création et envoi d’invitations en quelques clics depuis Bandyy
- Suivi des réponses en temps réel (présents, absents, accompagnants)
- Relances automatiques auprès des collaborateurs n’ayant pas encore répondu
- Collecte des informations spécifiques (allergies, besoins particuliers, préférences de repas ou d’hébergement)
- Reporting automatique pour un suivi précis des inscrits et des réponses
💡 Particularité : L’organisateur a pu piloter l’ensemble de l’événement en autonomie depuis son espace Bandyy, sans multiplier les fichiers ni perdre de temps dans les relances manuelles.
5. Résultats & Bénéfices Mesurables
| Indicateur | Avant Bandyy | Avec Bandyy |
| Temps de préparation | 10 jours | 3 jours (-70%) |
| Stress | Élevé | Faible |
| Taux de participation | 85% | 96% |
| Satisfaction organisateurs | 5/10 | 9/10 |
✅ Bénéfices observés :
- Un gain de temps considérable dans la gestion des inscriptions
- Une meilleure visibilité sur les réponses et les besoins en temps réel
- Une réduction significative du stress pour l’organisateur
- Une communication claire et professionnelle avec les participants
- Une expérience fluide pour tous les collaborateurs
6. Témoignage Client
7. Conclusion
Ce projet illustre parfaitement la mission de Bandyy : permettre aux entreprises de se concentrer sur l’humain plutôt que sur la logistique.
Grâce à une centralisation complète et une automatisation intelligente, notre client a pu organiser son séminaire en toute sérénité, avec un suivi précis et un gain de temps considérable.
Un bel exemple d’entreprise qui a su transformer l’organisation d’un événement en une expérience fluide, simple et sans stress.
