Questions fréquentes sur l’inscription événement

Quel outil pour gérer les inscriptions en ligne d’un événement ?

Trois options selon la volumétrie. Moins de 30 participants : Google Forms ou Typeform suffit pour de la logistique simple. 30 à 200 participants : un outil dédié inscription événement (Eventbrite, Weezevent) permet la vente de billets et un premier tracking. 200+ participants ou événement B2B stratégique : une plateforme événementielle intégrée devient rentable et remplace 3 à 5 outils déconnectés.

Combien coûte un logiciel d’inscription événement ?

Entre 0 et 3 € par inscription selon le modèle. Outils grand public gratuits mais limités (Google Forms). Outils spécialisés à la commission (1-2 % des billets vendus, plafonnés à 3 € par billet). Plateformes intégrées en abonnement annuel (6 000 à 30 000 € pour capacité illimitée). Le seuil de rentabilité de l’abonnement annuel apparaît autour de 3 000 à 5 000 inscriptions cumulées par an.

Comment améliorer le taux de conversion des inscriptions ?

Quatre leviers. Formulaire ultra-court (5 champs maximum, mobile-first). Personnalisation selon le profil (dirigeants voient un parcours différent des collaborateurs). Confirmation immédiate avec ajout au calendrier .ics. Rappel automatisé 24h et 2h avant l’événement. Ces 4 leviers combinés doublent typiquement le taux de conversion RSVP (de 30 % à 60 % sur invités qualifiés).

Peut-on faire l’enregistrement d’un événement sans plateforme ?

Oui pour un petit événement (moins de 30 participants) avec Google Forms + Excel + email manuel. Au-delà, l’absence de plateforme génère 15 à 20 % de participants perdus en cours de tunnel, des erreurs de ressaisie coûteuses et une impossibilité de mesurer le ROI post-événement. Un événement B2B stratégique sans plateforme d’inscription perd typiquement 60 à 80 % de sa valeur commerciale potentielle.

L’inscription en ligne est-elle conforme RGPD ?

Oui à condition de respecter 4 règles. Consentement explicite avec case à cocher non pré-cochée. Finalité claire (participation à l’événement, pas newsletter obligatoire). Durée de conservation limitée (12 à 24 mois post-événement typiquement). Droit d’accès et suppression exerçable en 30 jours. Une plateforme française hébergée en UE avec DPA signé simplifie fortement la conformité. Voir notre checklist RGPD événement 2026.

Bandyy est le logiciel d’inscription événement qui propose 3 parcours d’inscription au choix : 1 clic depuis un email, mini-site événement dédié, ou plateforme complète avec espace participant. Formulaire d’inscription événement par typologie, validation, suivi temps réel. Données hébergées en France.

Demander une démo Voir les 3 parcours ↓

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Inscription en 1 clic

Un email avec un bouton. Le participant clique, il est inscrit. Confirmation immédiate avec QR code.

Pour qui ? Audience captive, équipes internes, partenaires déjà identifiés.

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Mini-site d’événement

Un site web dédié à votre événement, à votre image, avec formulaire d’inscription multi-étapes.

Pour qui ? Clients, prospects, événements à forte image de marque.

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Plateforme complète

Un espace participant avec compte personnel, programme, documents, networking, agenda interactif.

Pour qui ? Événements multi-jours, communautés récurrentes, programmes complexes.

Pourquoi Google Forms et Excel ne suffisent plus pour un événement professionnel

Trois limites concrètes que rencontrent les responsables événementiels dès qu’ils sortent du tableur partagé.

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Une seule typologie de participants ? Jamais en B2B.

Un événement professionnel mélange systématiquement plusieurs profils : collaborateurs, partenaires, clients, presse, intervenants, VIP. Chacun a besoin d’un formulaire inscription événement différent : champs spécifiques, validation différente, communications adaptées. Avec Google Forms, vous avez un seul formulaire pour tout le monde, des données mélangées, et une exploitation post-événement quasi impossible. Avec Bandyy, chaque typologie a son propre formulaire et son propre workflow.

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Pas de workflow, pas de relance, pas de jauge automatique

Sur un tableur ou un formulaire générique : aucun moyen de valider manuellement une inscription, de gérer une jauge maximum par session, de mettre en place une liste d’attente automatique, de relancer les non-inscrits J-15 et J-7 avec des scénarios distincts par profil. Tout devient manuel, chronophage, et source d’erreurs. La gestion des inscriptions à un événement professionnel demande des automatismes qu’un logiciel gestion inscriptions dédié doit fournir nativement, et que les outils généralistes n’offrent pas.

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Le RGPD pour les données participants n’est pas une option

Pour un événement institutionnel, associatif ou organisé par une entreprise de plus de 50 salariés, la conformité RGPD est exigée. Google Forms héberge les données aux États-Unis (Cloud Act). Excel partagé sur Drive aussi. Bandyy héberge l’intégralité des données participants en France, chez Scaleway et OVHcloud, certifiés ISO 27001 et SOC 2. Aucune dépendance au Cloud Act américain.

3 parcours d’inscription pour s’adapter à votre audience

Bandyy s’adapte à votre audience, pas l’inverse. Un séminaire d’équipe ne mérite pas la même friction qu’un congrès professionnel multi-jours.

Parcours #1

Inscription en 1 clic via email

Vous envoyez un email d’invitation depuis Bandyy (template personnalisable, branding au choix). Le participant reçoit le mail avec un bouton Je m’inscris. Un clic suffit. Il est inscrit, reçoit immédiatement sa confirmation, son QR code et l’ajout au calendrier.

Cas d’usage concrets

• Séminaire d’équipe interne (50 collaborateurs, audience captive)
• Invitation à un afterwork client (audience qualifiée, friction zéro souhaitée)
• Petits événements partenaires (jusqu’à 100 personnes, pas besoin de site dédié)
• Réinvitations annuelles à partir d’un fichier de contacts déjà qualifié

Avantages clés

• Taux de conversion maximal (chaque clic supplémentaire fait perdre des inscrits)
• Aucune saisie répétitive pour le participant
• Données déjà connues côté organisateur (BDD interne, fichier de contacts)

Exemple d’email d’invitation envoyé depuis Bandyy

no-reply@bandyy.fr — Boite de réception

Email d’invitation réellement envoyé depuis la plateforme Bandyy. Le participant clique sur Accepter : il est inscrit, sa présence est confirmée, et il reçoit un email de confirmation immédiatement.

Parcours #2

Mini-site événement dédié

Bandyy génère un site web dédié à votre événement (URL en sous-domaine ou domaine personnalisé). Personnalisation visuelle complète : logo, couleurs, photos, vidéos, intervenants, programme, plan d’accès. Page d’accueil éditoriale + formulaire d’inscription multi-étapes selon les besoins. Le visiteur arrive sur un site qui présente l’événement, comprend le contexte, puis s’inscrit.

Cas d’usage concrets

• Événement client à forte image de marque (lancement produit, soirée prestige)
• Événement avec contexte à expliquer (programme dense, intervenants à présenter)
• Événement multi-typologies de participants (formulaires d’inscription événement différents par profil)
• Colloques institutionnels ou salons avec multiple parties prenantes

Avantages clés

• Image de marque renforcée
• Contexte vendu avant l’inscription (taux de qualification meilleur)
• URL partageable sur LinkedIn, emailings, presse

Démo live — Mini-site événement

bandyy.fr/exemple-seminaire

Voir l’exemple en grand →

Démo live — Espace participant mobile

bandyy.fr/exemple-espace-participant

Voir l’exemple en grand →

Parcours #3

Plateforme complète avec espace participant

Le participant crée un compte personnel sur la plateforme Bandyy de votre organisation. Il accède à un espace participant : programme personnalisé, documents, agenda interactif, plan d’accès, networking, modification de ses choix à tout moment. Espace persistant : réutilisable d’un événement à l’autre pour les communautés récurrentes.

Cas d’usage concrets

• Événements multi-jours (séminaire de 3 jours avec choix d’ateliers)
• Communautés récurrentes (associations professionnelles, clubs d’utilisateurs)
• Événements complexes : conventions, CODIR, sessions en parallèle, hébergement, transport

Avantages clés

• Engagement participant maximal
• Données enrichies (préférences, parcours, retours)
• Re-marketing event-to-event facilité

Tout ce que Bandyy gère en plus pour la gestion des inscriptions

Au-delà du parcours d’inscription, Bandyy automatise tout ce que les responsables événementiels font encore à la main aujourd’hui. Un logiciel gestion inscriptions complet qui couvre toute la chaîne, du premier email à l’export post-événement.

📝

Formulaire inscription événement par typologie

Champs spécifiques par profil (élu, partenaire, presse, VIP). Validation automatique ou manuelle selon le cas. Création du formulaire d’inscription événement en quelques minutes, sans code.

📅

Confirmations automatiques + ajout au calendrier

Email de confirmation immédiat avec récap, lien d’ajout au calendrier (Outlook, Google, Apple), QR code unique, document joint (programme, plan d’accès).

🎟

Jauges et listes d’attente sans intervention

Jauge maximum par session ou typologie. Bascule automatique en liste d’attente quand la jauge est atteinte. Promotion automatique en cas de désistement.

📩

Relances automatiques pour limiter les no-shows

Relances pré-événement J-15, J-7, J-1. Scénarios distincts par typologie. Détection automatique des invités qui n’ont pas répondu.

📊

Suivi temps réel et exploitation post-événement

Dashboard : inscrits par typologie, par session, par origine. Export Excel/CSV. Données exploitables pour la gestion des inscriptions du prochain événement et les communications de remerciement.

🔒

Conformité RGPD native, hébergement France

Données 100 % en France (Scaleway, OVHcloud, ISO 27001 et SOC 2). Anonymisation automatique paramétrable. Aucune dépendance au Cloud Act US.

Cas client : gérer plusieurs centaines d’inscriptions multi-typologies

Institution publique · Nouvelle-Aquitaine

Une association départementale d’élus locaux orchestre son événement annuel avec Bandyy

Contexte : une association départementale d’élus locaux organise un événement annuel impliquant plusieurs centaines de communes. Chaque commune envoie un ou plusieurs représentants : maire, adjoint, secrétaire de mairie, partenaire institutionnel. Avant Bandyy : un Google Form unique avec 30 champs, des doublons traités manuellement, des relances envoyées une par une.

Solution Bandyy mise en place :

• Choix du parcours mini-site événement dédié pour valoriser le caractère institutionnel auprès des communes
• Trois formulaires d’inscription distincts : un pour les élus, un pour les agents administratifs, un pour les partenaires
• URL dédiée par typologie, partagée dans des emailings ciblés
• Validation automatique pour les élus (sur la base d’une liste pré-importée), validation manuelle pour les partenaires
• Jauges par session avec liste d’attente automatique
• Relances J-15 et J-7 aux non-inscrits, séquences distinctes par typologie

Bénéfices observés :

• Plusieurs centaines d’inscriptions traitées sans tableur
• Données structurées par typologie, exploitables pour la communication post-événement
• Temps de gestion administrative réduit de manière significative

Discuter de votre cas avec notre équipe

Comparatif : Bandyy vs Google Forms vs solutions de billetterie

Trois catégories d’outils, trois logiques différentes. Voici ce qu’un logiciel inscription événement spécialisé couvre, et ce que les autres ne gèrent pas.

Critère	Bandyy	Google Forms / Typeform	Billetterie (Eventbrite, Weezevent)
3 parcours d’inscription au choix	✓	✗	✗
Pensé pour l’événementiel pro	✓	✗	Plutôt grand public
Formulaires par typologie de participant	✓	Manuel et fragile	Limité
Mini-site événement dédié	✓	✗	Limité
Espace participant avec compte	✓	✗	Limité
Workflows de validation manuelle	✓	✗	Limité
Jauges et listes d’attente automatiques	✓	✗	✓
Relances automatiques pré-événement	✓	✗	Add-on
Génération badges + QR code	✓	✗	✓
Hébergement données en France	✓ Scaleway + OVHcloud	✗ Cloud Act US	Variable
Multi-événements + exploitation données	✓	✗	Limité

Vous voulez voir Bandyy en action sur votre cas ? Découvrir toutes les fonctionnalités ou demandez une démo personnalisée.

Questions fréquentes sur l’inscription événement

Quels sont les 3 parcours d’inscription proposés par Bandyy ?

Bandyy propose trois parcours d’inscription au choix selon votre audience. Parcours 1 : inscription en 1 clic depuis un email pour les audiences captives (équipes internes, partenaires identifiés). Parcours 2 : mini-site événement dédié avec branding et formulaire multi-étapes pour les événements clients ou institutionnels à forte image. Parcours 3 : plateforme complète avec espace participant pour les événements multi-jours et les communautés récurrentes.

Comment choisir le bon parcours d’inscription pour mon événement ?

Quatre critères guident le choix : le type d’audience (captive ou à convaincre), le niveau d’engagement attendu (clic simple ou parcours qualifiant), l’image de marque à véhiculer (interne sobre ou prestige client), et la complexité de l’événement (1 jour ou multi-jours avec choix multiples). Notre équipe vous aide à trancher en 20 minutes lors de la démo, à partir de votre cas concret.

Quelle est la différence entre un logiciel d’inscription événement et une plateforme de billetterie ?

Bandyy gère la collecte d’inscriptions, la qualification des participants, les workflows de validation, les communications et la logistique événementielle. Une plateforme de billetterie (type Eventbrite, Weezevent) est centrée sur la vente de billets payants au grand public : gestion des paiements, taxes, billets dématérialisés. Bandyy n’a pas vocation à encaisser les paiements : la plateforme se concentre sur les événements professionnels gratuits ou privés (séminaires, salons, congrès, conférences, soirées institutionnelles).

Combien de typologies de participants peut-on gérer en parallèle dans Bandyy ?

Il n’y a pas de limite technique. En pratique, la majorité de nos utilisateurs gèrent entre 3 et 8 typologies par événement (collaborateurs, partenaires, clients, presse, intervenants, VIP, accompagnants). Chaque typologie a son propre formulaire inscription événement, ses propres champs, sa propre validation, ses propres relances et son propre suivi. Vous pouvez croiser les typologies avec des sessions ou des ateliers pour piloter précisément la gestion des inscriptions multi-profils.

Peut-on importer une liste d’invités existante (Excel, CSV, Google Sheets) ?

Oui, l’import d’une liste d’invités est natif : Excel, CSV ou Google Sheets. Bandyy détecte les doublons, propose un mapping des colonnes vers les champs du formulaire inscription événement, et génère automatiquement les invitations associées. L’import est utilisé pour les audiences captives (parcours 1) ou en pré-inscription d’un mini-site événement (parcours 2). Cette étape accélère la mise en place de la gestion des inscriptions sans ressaisie manuelle.

Les données des inscrits sont-elles hébergées en France ?

Oui, l’intégralité des données participants est hébergée en France chez Scaleway et OVHcloud, deux acteurs souverains certifiés ISO 27001 et SOC 2. Aucune donnée n’est transférée hors UE. Bandyy échappe au Cloud Act américain. La conformité RGPD est native : gestion des consentements, droit à l’oubli automatisé, anonymisation paramétrable après l’événement.

Bandyy s’intègre-t-il avec mon CRM ou mon outil emailing existant ?

Les deux outils fonctionnent côte à côte, chacun sur son terrain. Vous gardez votre CRM et votre outil d’emailing pour vos contacts et vos campagnes, et Bandyy prend en charge l’organisation de l’événement. L’export CSV et Excel est disponible à chaque étape pour alimenter vos autres outils.

Quels types d’événements peut-on gérer dans Bandyy ?

Bandyy couvre tous les formats B2B : séminaire et formation, salon et exposition, colloque, congrès et symposium, conférence, convention et CODIR, soirée événementielle, lancement produit, inauguration, hackathon. De 20 à plusieurs milliers de participants.

Quel parcours d’inscription pour votre prochain événement ?

Choisissez le parcours adapté à votre audience

Bandyy est le logiciel gestion inscriptions qui s’adapte à votre audience. 30 minutes en visio avec notre équipe : vous repartez avec une recommandation précise sur le parcours d’inscription à activer pour votre prochain événement.

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